各分院：
按照学期初工作计划的有关安排，结合近期工作实际，学生工作处、校团委将于本月末组织召开学生代表座谈会，现将有关准备工作通知如下，请各分院协助落实。
一、召开此次座谈会的目的：
召开此次座谈会的目的在于：认真总结开学以来各项学生工作及三个专项活动开展情况（取得的成绩、经验与不足），深入了解广大学生的诉求，广泛听取学生意见，有针对性地解决学生中存在的实际问题，增进学院与学生间的思想沟通，为学生提供反映诉求的平台；同时引导学生树立主人翁意识，关心学院发展建设步伐，积极参与建院爱院活动；通过对学生意见的集中反馈和梳理，有效指导下一阶段工作，使各项工作的开展更科学、更准确、更有群众基础，以推动我院学生工作持续健康的发展。
二、各阶段时间安排：
制定计划阶段： 2012年10月8日—10月12日 （第7教学周）
广泛宣传及代表选派阶段：2012年10月15日—10月19日（第8教学周）
学生代表征集意见阶段： 2012年10月22日—10月26日（第9教学周）
座谈会召开阶段： 2012年10月29日—11月2日 （第10教学周）
意见梳理及反馈阶段： 2012年11月5日—11月9日 （第11教学周）
三、相关工作要求
（一）关于参会代表的选派：
1、参会人数：校团委8人、电信学院、机电学院各12人，建筑学院10人、艺术学院、经管学院各8人、通识学院、服装系各6人。
2、各基层单位在选派学生代表的时候要全盘考虑，参会人员应具有代表性和广泛性，要涵盖大一至大四各年级、要涵盖学生党员、干部、普通同学、困难学生等。
3、参会代表需要填写《学生代表座谈会参会人员登记表》，并于2012年10月19日中午下班前以分院为单位将申请表收齐报学生工作处。
（二）关于意见的征集：
1、参会学生代表以分院为单位组成“XX学院学生代表团”，各代表团在参会期间要形成一份书面的参会提案，并在学代会上向大会宣读。
2、各分院参会代表团在撰写提案之前应做好深入、广泛、细致的调研，要真正反馈学生的共同呼声，代表广大同学的共同利益。
3、提案要密切联系实际，结合近一阶段各项工作的开展情况，可重点围绕学生中遍关心的学习、日常管理、思想教育、饮食、宿舍、安全等多方面问题，开展调研、分析，并有针对性地提出改进意见和建议。
4、各代表团的提案报告形成前，各分院要严格把关，给予指导，力求各项提案符合我院实际、符合相关政策、制度等。最终形成的提案材料需按照迎评材料排版格式打印输出，并在会议召开前三天上交学生工作处。电子版传至学生工作处邮箱。
（三）关于“学生反馈意见邮箱”的使用
为更加广泛、深入地了解学生诉求，学生工作处申请了一个专供学生反馈意见的邮箱：地址是：hdxueshengsuqiu@126.com（由学生工作处统一管理和使用），在各分院组织学生代表进行学生意见征集阶段，该邮箱同时作为意见征集的一个平台面向学生开放，全体在校生均有权以邮件的方式反馈自己的意见。为保证邮箱的高效利用，请各分院务必将邮箱地址告知学生，同时，为保证学生反馈意见的真实性及做好信息反馈工作，请反馈意见的学生务必留下一个可以与学生本人取得联系的真实联系方式（邮箱开放阶段：2012年10月16日——10月26日）。
四、补充说明
1、各分院要高度重视此项工作，认真组织落实。
2、严格遵守各项工作的时间节点，确保各阶段工作有序衔接。
3、深入学生，加大宣传力度，营造整体氛围。
4、该项工作学工处联系人：康春丽（801686或13936190505），不明之处可随时取得联系。
学生工作处、校团委
2012年10月12日
